در این مقاله به صورت کامل آموزش نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی را توضیح داده ایم. همچنین انواع ایمیل در زبان انگلیسی و شباهت ها و تفاوت های هر کدام مورد ارزیابی قرار گرفته است. همچنین نوشتن ایمیل در آزمون های بین المللی مانند آیلتس و یا سلپیپ را نیز اشاره شده است. لطفا برای تسلط کامل به آموزش نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

معرفی انواع ایمیل در زبان انگلیسی

آموزش نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی، ایمیلها به صورت مختلفی نوشته میشوند. برخی از انواع معمول نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی عبارتند از:

1. ایمیل رسمی (Formal emails):

به کاربردهای تجاری، آکادمیک یا دولتی برای بیان یک درخواست، اطلاعات یا پیام مهم استفاده میشود.

2. ایمیل نا رسمی (Informal emails):

این نوع ایمیل معمولاً به دوستان، خانواده یا همکاران برای بیان پیامهای شخصی (مانند دعوت به مهمانی و یا تشکر) با سبک گفتاری غیررسمی نوشته میشود.

3. ایمیل تجاری (Business emails):

به شرکتها و سازمانها برای جذب مشتریان، ارسال فاکتور و یا برقراری ارتباط با شرکای تجاری دیگر فرستاده میشود.

4. ایمیل تشکر (Thank you emails):

برای اعلام سپاسگزاری به دیگران به دلایل مختلفی مانند هدیه دادن، کمک کردن و یا حضور در یک رویداد و غیره استفاده میشود.

5. ایمیل خبری (Newsletter emails):

برای بیان و ارسال اخبار و مطالب جدید یک شرکت، سازمان یا سایت به اعضای لیست ایمیل آنها ارسال میشود.

6. ایمیل بازاریابی (Marketing emails):

برای تبلیغ کردن محصولات و خدمات شرکت به مشتریان یا فردی که احتمال خرید محصولات شما را دارند ارسال میشود.

7. ایمیل پاسخ (Reply emails):

به عنوان پاسخ به یک ایمیل قبلی ارسال میشود.

8. ایمیل اعلان (Announcement emails):

برای اعلام اخبار و تغییرات به کارمندان، مشتریان یا مخاطبان مربوطه ارسال میشود.

قالب در نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی

قالب کلی یک آموزش نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی عبارت است از:

1. Subject line:

خط موضوع، که باید خلاصهای از محتوای ایمیل شما باشد و توجه گیرنده را به سمت موضوع ایمیل هدایت کند.

2. Salutation:

سلام، درود، یا نام فرد مورد نظر به عنوان شروع ایمیل.

3. Body:

محتوای اصلی ایمیل شامل پاراگرافهایی با قرار دادن ابزارهایی مانند bullet-point یا numbered-list برای جلب توجه و بهبود خوانایی.

4. Closing:

حدود یک یا دو جمله برای خلاصه شدن چیزی که در ایمیل گفته شده، این شامل تشکر، ابراز علاقه، آرزوی موفقیت یا سؤالی برای ایجاد ارتباط بیشتر است.

5. Signature:

نام و امضای ارسال کننده.

به عنوان مثال:

Subject line: Regarding Our Upcoming Meeting

Dear [Name]

I hope this email finds you well. I am writing to confirm the details of our meeting on [Date and Time] at [Location]. At the meeting, we will be discussing [Topic]

To prepare for the meeting, please review the attached agenda and bring any relevant materials or information. If you have any questions or concerns before the meeting, please do not hesitate to reach out

Thank you for your time and I look forward to seeing you soon

Best regards

[Your Name]

نکات کلیدی در مقدمه ایمیل

مقدمه یا ابتدای یک ایمیل به عنوان قسمت مهمی از ارتباطات کاری و شخصی شما با دیگران در زبان انگلیسی در نظر گرفته میشود. یک مقدمه خوب باید مخاطب را به مضمون ایمیل شما جذب کند و او را تشویق به خواندن ادامهی مطلب کند. در واقع، مقدمه باید برای دیگران جالب باشد و به آنها نشان دهد که چرا این ایمیل برایشان مهم است.

در نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی در قسمت مقدمه، میتوانید با اعلام سلام و تحیت از شخص مورد نظر آغاز کنید. پس از آن، موضوع اصلی ایمیل را به صورت خلاصه و مختصر مطرح کنید. به عنوان مثال، در مقدمه ایمیل رسمی ممکن است بخواهید بگویید چرا به فرد مورد نظر ایمیل میفرستید و به او توضیح دهید که درخواست خود چه موضوعی است. در مقابل، در ایمیل غیر رسمی، ممکن است با شوخی یا استفاده از اصطلاحات گفتاری غیررسمی به مخاطب خود تحویل دهید.

در هر صورت، بخش مقدمه باید به موضوع اصلی ایمیل شما و هدف اصلی آن اشاره کند و مخاطب را به خواندن ادامهی ایمیل ترغیب کند.

• نمونه مقدمه ایمیل انگلیسی

اینجا یک نمونه نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی در بخش مقدمه رسمی برای ارسال درخواست به دیگری ارائه میشود:

Dear Mr./Ms. [Last Name]

I hope this email finds you well. I am writing to request your assistance in a matter that is of great importance to our company, [Company Name]. As one of the leading experts in the field of [Field], we believe that your insight and expertise would be invaluable

Our team has been working on a project related to [Topic] for several months now, and we have encountered some challenges that we believe you may be

نکات کلیدی در نوشتن بدنه ایمیل

در نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی در بخش بدنه، موارد زیر را باید رعایت کرد:

1. استفاده از فرمالیته: در صورتی که ایمیل شما به مخاطبان حرفهای و تجاری ارسال میشود، بهتر است فرمالیتهی لازم را رعایت کنید.

2. قرار دادن خط موضوع (Subject line): در این جایگاه، نیاز است که مختصراً محتوای اصلی ایمیلِ شما را بیان کنید.

3. پاراگرافبندی: به منظور افزایش خوانایی، بهتر است مطالب را در پاراگرافهای جداگانه قرار دهید.

4. استفاده از اصطلاحات و عبارتهای مناسب: در هنگام ساختار دادن جملات و پاراگرافهای خود، از اصطلاحات و عبارتهای مناسب در زبان انگلیسی استفاده کنید.

5. ارائه اطلاعات دقیق: در بدنه ایمیل خود، تمام اطلاعات مورد نیاز دیگران را به دقت و صراحت بیان کنید.

6. استفاده از ساختار مناسب جمله (Sentence structure): در هنگام نوشتن ایمیل، به ساختار مناسب جمله (Sentence structure) توجه کنید و جملات را با حروف بزرگ شروع کنید.

7. استفاده از امضا شخصی: در پایان ایمیل، با قرار دادن امضا شخصیتان به مخاطبان نشان دهید که این ایمیل از سوی شما فرستاده شده است.

8. اصلاح ایرادهای املایی و گرامری: پس از نوشتن متن ایمیل، آن را دوباره مرور کرده و ایرادهای املایی و گرامری را برطرف کنید.
اینجا یک نمونه بدنه ایمیل رسمی در زبان انگلیسی برای درخواست ملاقات کاری با همکار ارائه میشود:

Subject: Request for Business Meeting

Dear Mr./Ms. [Last Name]

I hope this email finds you well. I am writing to confirm the details of our meeting on [Date and Time] at [Location]. At the meeting, we will be discussing [Topic]

To prepare for the meeting, please review the attached agenda and bring any relevant materials or information. If you have any questions or concerns before the meeting, please do not hesitate to reach out

Thank you for your time and I look forward to seeing you soon

Best regards

[Your Name]

——————–

Subject: Follow-Up to Our Meeting

Dear Mr./Ms. [Last Name]

I wanted to take a moment to thank you for taking the time to meet with me last week to discuss [Topic]. It was great to catch up and hear more about your experiences in the field

As we discussed, I would like to follow up on [Specific Action Item]. Could you please let me know if there is anything else that I can provide you with to move this project forward

Thanks again for your time, and I look forward to hearing from you soon

Best regards

[Your Name]

نکات کلیدی در نتیجه گیری ایمیل انگلیسی

در نتیجه گیری ایمیل، موارد زیر باید رعایت شوند:

1. خلاصه کردن مطالب:

در پایان ایمیل، بهتر است به صورت خلاصه مطالب اصلی ایمیل شما را مرور کنید.

2. ابراز سپاس و تقدیر:

به کسی که وقت گذاشته است تا ایمیل شما را بخواند و به آن پاسخ دهد، سپاس بگویید.

3. اعلام انتظارات:

اگر انتظاراتی از مخاطبان در ارتباط با مطالب مطرح شده وجود دارد، آنها را در پایان ایمیل به آنها اعلام کنید.

4. ارائه اطلاعات تماس:

در صورت نیاز، در پایان ایمیل، اطلاعات تماس خود را ارائه کنید تا مخاطبان بتوانند با شما در ارتباط باشند.

5. عنوان مناسب:

به منظور جلب توجه مخاطبان، از عنوانی مناسب در پایان ایمیل استفاده کنید.

6. تکرار مجدد اطلاعات مهم:

در صورت لزوم، به منظور تأکید بر اطلاعات مهم، میتوانید آنها را در نتیجهگیری ایمیل مجدداً بیان کنید.

7. استفاده از سبک مناسب:

در پایان ایمیل، بهتر است از سبکی مناسب استفاده کنید. اگر ایمیل شما رسمی است، از فرمالیته لازم پیروی کنید؛ و اگر غیررسمی است، میتوانید سبک خود را با استفاده از اصطلاحات گفتاری غیررسمی بیان کنید.

8. امضا:

در پایان ایمیل، با قرار دادن امضای شخصی به مخاطب نشان دهید که این ایمیل از سوی شما فرستاده شده است.

با رعایت این موارد در نتیجهگیری ایمیل، نهتنها باعث میشود که مخاطبان شما درک بهتری از مطالب شما داشته باشند، بلکه نشان میدهد که شما یک فرد حرفهای و دقیق هستید.
اینجا یک نمونه نتیجهگیری ایمیل رسمی در زبان انگلیسی برای تشکر مخاطبان و تأیید جزئیات ملاقات ارائه میشود:

نمونه نتیجه گیری در ایمیل

Dear Mr./Ms. [Last Name]

Thank you for taking the time to read and respond to my email. I appreciate your prompt attention on this matter. I just wanted to follow up to confirm the details of our meeting

The meeting will take place on [Date] at [Time] in [Location]. We will be discussing [Topic]. Please remember to bring any relevant materials or information that you may need for the meeting

If there are any changes to your schedule or if you need to reschedule the meeting, please let me know as soon as possible so we can make alternative arrangements

Once again, thank you for your time and I look forward to seeing you soon

Best regards

[Your Name]

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

اینجا یک نمونه آموزش نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی برای درخواست ملاقات کاری با همکار ارائه میشود:

Subject: Request for Business Meeting

Dear Mr./Ms. [Last Name]

I hope this email finds you well. I am writing to request a business meeting with you on behalf of our company, [Company Name]. Our team has been following your work in the field of [Field] and we would like to discuss potential collaboration opportunities

We are interested in learning more about your experience with [Specific Project or Skill] and how it could be applied to our current initiatives. Additionally, we would like to share some information about our own projects and explore ways in which we can work together

Would it be possible to arrange a meeting at your convenience within the next two weeks? I understand that your schedule may be busy, but I assure you that this meeting will be valuable for both parties involved. Please let me know if there are any specific dates or times that work best for you

Thank you for considering our request. We look forward to hearing from you soon

Best regards

[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]

 

نمونه ایمیل غیر رسمی در زبان انگلیسی

اینجا یک نمونه نوشتن ایمیل در زبان انگلیسی برای دعوت به مهمانی ارائه میشود:

Subject: Invitation to My Birthday Party

Hi [Friend’s Name]

I hope you’re doing well. I wanted to extend a personal invitation to my birthday party next weekend! I know you might have plans, but I’d love it if you could make it

The details are as follows

Date: Saturday, June 26th
Time: 7:00 pm
Location: My apartment (I’ll send you the address closer to the date)

We’re going to have food, drinks, and lots of fun games and activities. It would be great if you could bring a small dish or drink to share, but if you can’t that’s totally fine too!

Please let me know if you can make it so I can plan accordingly. And feel free to invite anyone else you think might enjoy the party

Looking forward to celebrating with you

Best
[Your Name]

مشاوره با مرکز زبان ایران بریتانیا

شما عزیزان می توانید ما را در کانال تلگرامی ایران بریتیش که زبان آموزان مختلفی عضو هستن و انتقال تجربه در آزمون های مختلفی وجود دارد مشاهده کنید همچنین در  اینستاگرام ایران – بریتیش جستجو نمایید.  حتما از فروشگاه دوره های آموزش زبان انگلیسی هم دیدن نمایید. همچنین حتما از مقاله های موجود برای آزمون سلپیپ استفاده کنید. مجموعه ایران بریتانیا بهترین امکانات و مجموعه های آموزش زبان انگلیسی را برای شما عزیزان تدارک دیده است.  در ادامه میتوانید برای کسب بسته های خودآموز سلپیپ که پکیج سلپیپ می باشد و همچنین پکیج دولینگو به صفحه های مورد نظر مراجعه فرمایید. مرکز زبان ایران بریتانیا تمامی کتاب های زبان انگلیسی را به صورت کاملا رایگان در اختیار داوطلبین عزیز قرار می دهد. با بالاترین کیفیت آموزشی.

برای شرکت در کلاس های تخصصی آزمون های بیین المللی مانند آیلتس و یا تافل و دولینگو و غیره با مرکز زبان ایران بریتانیا تماس حاصل فرمایید. مرکز زبان ایران بریتانیا برای تعیین سطح رایگان تمامی کاربران مواردی گنجانده شده است که به صورت کاملا رایگان میتوانید در آزمون آزمایشی شرکت کرده و همچنین برای مشاوره با مرکز ایران بریتانیا میتوانید با این مرکز تماس حاصل فرمایید و از راهنمایی و مشاوره این مرکز و مشاوران دلسوز ما برخوردار شوید.